Wat is de Wet verbetering poortwachter eigenlijk?
Zodra een medewerker langere tijd uitvalt, komt er meer op je af dan alleen het regelen van vervanging. De Wet verbetering poortwachter, vaak afgekort als Wvp, beschrijft welke stappen jij en je medewerker samen moeten zetten om de terugkeer naar werk zo goed mogelijk te laten verlopen. De wet bestaat al sinds 2002 en is in de kern nooit veranderd: voorkomen dat iemand onnodig lang langs de kant blijft staan.
Het idee erachter is simpel. Hoe eerder je samen aan de slag gaat, hoe groter de kans op herstel en terugkeer. De Wvp is er dus niet om je te controleren of te straffen, maar om structuur te bieden op een moment dat vaak onoverzichtelijk voelt. Je weet daardoor precies wat er wanneer moet gebeuren, en je medewerker weet waar hij of zij aan toe is.
Belangrijk om te beseffen: re-integratie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Jij hebt verplichtingen, maar je medewerker ook. Allebei moeten jullie je aantoonbaar inspannen. Doet een van beiden dat niet, dan kan dat gevolgen hebben: voor de werkgever in de vorm van een loonsanctie, voor de werknemer bijvoorbeeld voor het recht op een uitkering.
De eerste weken: snel en zorgvuldig beginnen
Alles begint bij de ziekmelding. Die leg je vast en meld je bij je arbodienst. In de eerste week hoeft er medisch nog niet veel te gebeuren, maar de toon wordt hier wel gezet. Contact houden, betrokken zijn en laten merken dat je meedenkt, helpt enorm. Niet om te controleren, maar omdat verbondenheid herstel ondersteunt.
Dreigt het verzuim langer te duren? Dan stelt de bedrijfsarts uiterlijk rond de zesde week een probleemanalyse op. Daarin staat wat er medisch gezien speelt op het gebied van inzetbaarheid, welke mogelijkheden er zijn en wat een reëel perspectief op herstel is. Let op: de probleemanalyse gaat over belastbaarheid en mogelijkheden, niet over de diagnose. Die blijft bij de bedrijfsarts.
Op basis daarvan maken jij en je medewerker uiterlijk in week 8 samen een plan van aanpak. Dit is het hart van het traject. Hierin leg je vast welke doelen jullie nastreven, welke stappen jullie zetten, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer jullie evalueren. Wijs ook een casemanager aan: degene die het overzicht bewaakt en het aanspreekpunt is voor het hele traject.
Onderweg: blijven evalueren en bijsturen
Re-integratie is zelden een rechte lijn. Daarom evalueer je het plan van aanpak minimaal elke zes weken. Gaat het beter dan verwacht? Dan kun je opschalen. Loopt het anders? Dan stel je het plan bij. Leg die evaluaties goed vast, want samen vormen ze de rode draad van je dossier.
Rond week 42 meld je het verzuim bij het UWV. Dat is een administratieve stap, maar wel een verplichte. Vergeet je dit, dan kan dat een boete opleveren.
Aan het einde van het eerste ziektejaar volgt een belangrijk moment: de eerstejaarsevaluatie. Hierin kijken jij en je medewerker samen terug en vooruit. Is terugkeer in het eigen werk nog realistisch? Of moeten jullie de blik verbreden naar ander werk, eventueel bij een andere werkgever? Dit is vaak het moment waarop het tweede spoor in beeld komt.
Het tweede jaar en de afronding
In het tweede jaar zet je de ingezette koers door en blijf je evalueren. Naarmate het einde van de twee jaar nadert, ga je toewerken naar de afronding. Rond week 88 ontvangt je medewerker van het UWV bericht over de WIA-aanvraag. Samen stel je dan het re-integratieverslag op: een compleet overzicht van alles wat jullie hebben gedaan.
Met dat verslag vraagt je medewerker rond week 93 een WIA-uitkering aan. Het UWV beoordeelt vervolgens twee dingen: in hoeverre iemand nog kan werken, en of jullie samen voldoende aan re-integratie hebben gedaan. Die laatste beoordeling heet de poortwachterstoets.
Houd er rekening mee dat de loondoorbetalingsplicht in de meeste gevallen twee jaar (104 weken) bedraagt. Dat maakt een zorgvuldig en compleet dossier des te belangrijker.
De loonsanctie: te voorkomen met goed dossierbeheer
Oordeelt het UWV dat je je als werkgever onvoldoende hebt ingespannen, dan kan een loonsanctie volgen: maximaal een jaar extra loon doorbetalen. Dat klinkt streng, en dat is het ook. Maar in de praktijk gaat het bijna altijd goed, mits je drie dingen op orde hebt: je zet de stappen op tijd, je legt alles navolgbaar vast, en je laat zien dat je echt mogelijkheden hebt benut.
De meeste sancties ontstaan niet door onwil, maar door losse eindjes: een evaluatie die te laat kwam, een tweede spoor dat te lang werd uitgesteld, of een dossier waarin de inspanningen niet goed terug te lezen zijn. Juist daar maakt een vaste begeleider het verschil.
Twijfel je onderweg of je op de goede koers zit? Dan kun je bij het UWV een deskundigenoordeel aanvragen. Dat is een onafhankelijke second opinion over bijvoorbeeld de re-integratie-inspanningen of de belastbaarheid. Handig om vroegtijdig vast te stellen of bijsturen nodig is, in plaats van pas achteraf bij de toets.
Hoe ArboLink je hierbij ondersteunt
Bij ArboLink lopen we het hele Poortwachter-traject met je mee. Niet als papieren verplichting, maar als praktische routekaart richting herstel. We zorgen dat je nooit voor verrassingen komt te staan en dat de focus blijft waar die hoort: op de mens en op duurzame terugkeer naar werk.
- We bewaken alle termijnen en stappen, van probleemanalyse tot WIA-aanvraag.
- We zorgen voor een compleet, navolgbaar dossier dat de poortwachterstoets doorstaat.
- We adviseren bij elke beslissing, ook bij het tijdig inzetten van het tweede spoor.
- We denken mee over een deskundigenoordeel als dat het traject verder kan helpen.
- We houden het menselijk: het draait om herstel, niet om afvinken.
Zo houd jij grip op het proces en kan je medewerker zich richten op herstel. Bekijk wat onze verzuimbegeleiding voor je kan betekenen op www.arbolink.nl/verzuim-begeleiding.
Wil je hier eens over sparren of weten wat dit voor jouw organisatie betekent? Wij denken graag met je mee, zonder verplichtingen. Neem contact op via www.arbolink.nl/contact of bel 088 - 010 89 00.