Een ziekmelding, en dan? De grens tussen betrokkenheid en privacy
Een medewerker belt om zich ziek te melden. Je wilt betrokken zijn en vraagt hoe het gaat. Heel begrijpelijk en menselijk. Tegelijk zitten er duidelijke grenzen aan wat je mag vragen en vastleggen, want gezondheidsgegevens horen tot de zwaarst beschermde persoonsgegevens die er zijn.
Die grens voelt soms ongemakkelijk. Je wilt immers niet afstandelijk overkomen op het moment dat iemand zich juist kwetsbaar opstelt. Maar de regels zijn er met een goede reden: ze beschermen je medewerker, en ze behoeden jou voor een privacyovertreding die flinke boetes kan opleveren.
De kern is dit onderscheid: jij regelt het werk, de bedrijfsarts beoordeelt de gezondheid. Houd je die scheiding aan, dan zit je vrijwel altijd goed.
Dit mag je niet vragen of vastleggen
De belangrijkste regel: je mag niet vragen naar de aard of oorzaak van de klachten. Wat iemand precies mankeert, is iets tussen de medewerker en de bedrijfsarts. Vragen die je dus achterwege laat:
Wat heb je precies? Wat is er aan de hand?
Wat zei de huisarts, specialist of psycholoog?
Is het lichamelijk of psychisch?
Hoe ben je ziek geworden?
Welke medicijnen gebruik je?
Een veelgemaakte denkfout: als mijn medewerker er zelf over begint, mag ik het wel vastleggen. Dat is niet zo. Ook vrijwillig gedeelde medische informatie hoort niet in je administratie of het verzuimsysteem. Je mag er menselijk op reageren en luisteren, maar leg het niet vast. Doe je dat wel, dan verwerk je gezondheidsgegevens zonder geldige grondslag.
Dit mag je wel vragen
Gelukkig kun je nog steeds een normaal en betrokken gesprek voeren. Je mag namelijk alle praktische zaken bespreken die je nodig hebt om het werk te organiseren en de loondoorbetaling te regelen:
-
Hoe lang denk je dat je afwezig bent?
-
Op welk telefoonnummer en adres ben je bereikbaar?
-
Zijn er lopende afspraken, klanten of taken die overgenomen moeten worden?
-
Valt het verzuim mogelijk onder een loondoorbetaling van een derde, bijvoorbeeld na een ongeval waarbij iemand anders aansprakelijk is?
-
Geldt er mogelijk een vangnetregeling, bijvoorbeeld bij zwangerschap of orgaandonatie?
-
Wat heb je nodig om het werk straks weer (deels) op te kunnen pakken?
Het verschil zit hem dus volledig in de insteek. Je vraagt naar wat er nodig is om het werk te regelen, niet naar de medische details. Vraag je je medewerker bijvoorbeeld of er iets is wat het werk in de weg zit en wat jij kunt doen om te helpen, dan blijf je netjes binnen de lijntjes en laat je oprechte betrokkenheid zien.
De rol van de bedrijfsarts en de casemanager
Alles wat met de gezondheid zelf te maken heeft, hoort bij de bedrijfsarts. Die beoordeelt de belastbaarheid en vertaalt dat naar wat iemand wel en niet kan. Jij ontvangt vervolgens advies over de mogelijkheden, vaak in de vorm van een inzetbaarheidsprofiel, zonder dat je de onderliggende aandoening hoeft te kennen.
Een casemanager kan het traject bewaken en schakelen tussen jou en de bedrijfsarts. Ook de casemanager werkt binnen strikte privacykaders: die verwerkt alleen wat nodig is voor de re-integratie en niet meer dan dat.
Veelvoorkomende valkuilen
In de praktijk zien we een paar situaties die makkelijk misgaan:
-
Medische details noteren in een mail of agenda omdat het handig is. Niet doen.
-
Bij frequent verzuim doorvragen naar de oorzaak in plaats van het bij de bedrijfsarts neer te leggen.
-
Aan collega's vertellen wat er met iemand aan de hand is, ook al is het goedbedoeld.
-
Bij een arbeidsconflict de ziekmelding vermengen met het conflict. Schakel dan tijdig de bedrijfsarts in; vaak is er meer een werk- dan een gezondheidsprobleem.
Hoe ArboLink je hierbij helpt
Wij merken dat veel werkgevers het lastig vinden om hier de juiste toon en vorm in te vinden. Logisch, want je wilt betrokken zijn zonder de fout in te gaan. Wij helpen je dat in balans te brengen.
-
We adviseren je concreet over wat je wel en niet mag vragen en vastleggen.
-
We zorgen dat de medische beoordeling bij de bedrijfsarts ligt, waar die hoort.
-
We helpen je het verzuimgesprek menselijk en privacyproof te voeren.
-
We richten je verzuimadministratie zo in dat je vanzelf binnen de regels blijft.
Wil je hier eens over sparren of weten wat dit voor jouw organisatie betekent? Wij denken graag met je mee, zonder verplichtingen. Neem contact op via www.arbolink.nl/contact of bel 088 - 010 89 00.