Financieel Administratief Medewerker / Kwaliteitscoördinator 20-24 uur per week Almelo

Bij ArboLink en Servion Financieel Advies zijn we op zoek naar een nauwkeurige en proactieve collega die met plezier orde schept in de administratie én structuur aanbrengt in de dagelijkse gang van zaken. Lijkt het jou wat om financieel inzicht te combineren met organisatorisch talent én een belangrijke rol te spelen in het waarborgen van de kwaliteit van onze gecertificeerde arbodienst? Dan is dit jouw kans!

Dit ga je doen
Als financieel administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van uiteenlopende financiële werkzaamheden voor zowel Servion Financieel Advies als ArboLink. Je zorgt ervoor dat alle inkomende en uitgaande geldstromen soepel verlopen, waardoor de administratie altijd actueel is. Je verwerkt de juiste journaalposten, bewaakt de balansposities, beheert de facturatie en onderhoudt waar nodig contact met de accountant en directie.

Een belangrijk onderdeel van deze functie (circa 4 tot 6 uur per week) bestaat uit het vervullen van de rol van Kwaliteitscoördinator voor onze gecertificeerde arbodienst. In deze rol bewaak je het kwaliteitsmanagementsysteem, ondersteun je de organisatie bij certificering en audits en zorg je ervoor dat onze dienstverlening blijft voldoen aan de wettelijke eisen en certificeringsrichtlijnen.

Jouw taken

Financiële administratie
•    Zorgdragen voor een correcte, professionele en klantvriendelijke afhandeling van mail- en telefonisch contact met betrekking tot de financiële administratie;
•    Verwerken van declaraties;
•    Inboeken en betalen van inkoopfacturen;
•    Contact onderhouden met crediteuren;
•    Controleren van verkoopfacturen;
•    Versturen van betalingsherinneringen;
•    Verwerken van banktransacties;
•    Contact onderhouden met de accountant bij mutaties en maandafsluitingen;
•    Verzorgen van betalingen van salarissen, loonheffingen en omzetbelasting;
•    Ondersteunen bij maand-, kwartaal- en jaarafsluitingen;
•    Signaleren van financiële afwijkingen en verbeterpunten;
•    Aan- en afmeldingen verzorgen bij het pensioenfonds;
•    Urenregistratie en salarisverwerking in Loket.

Kwaliteitscoördinator (ca. 4-6 uur per week)
Als Kwaliteitscoördinator ben je verantwoordelijk voor het bewaken en verder ontwikkelen van het kwaliteitsmanagementsysteem van onze gecertificeerde arbodienst. Je zorgt ervoor dat processen aantoonbaar voldoen aan de geldende wet- en regelgeving en de eisen van de certificerende instelling.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
•    Beheren, onderhouden en actualiseren van het kwaliteitsmanagementsysteem;
•    Bewaken van de naleving van de certificeringseisen voor gecertificeerde arbodiensten;
•    Actualiseren van protocollen, procedures, werkinstructies en kwaliteitsdocumentatie;
•    Signaleren en implementeren van wijzigingen in wet- en regelgeving;
•    Voorbereiden, begeleiden en opvolgen van interne en externe audits;
•    Coördineren van verbeteracties naar aanleiding van audits, klachten en verbetervoorstellen;
•    Uitvoeren van interne kwaliteitscontroles en dossiercontroles;
•    Bewaken van de uitvoering van corrigerende en preventieve maatregelen;
•    Ondersteunen bij managementreviews en kwaliteitsrapportages;
•    Adviseren van directie en management over kwaliteitsverbeteringen en procesoptimalisatie;
•    Waarborgen dat verplichtingen zoals meldingen van beroepsziekten, werkplekbezoeken door de bedrijfsarts, inzet van kerndeskundigen en overige certificeringseisen structureel zijn geborgd binnen de organisatie.

Jij brengt mee:
•    Minimaal een mbo-4 diploma in de richting van managementassistent, bedrijfsadministratie, HR of vergelijkbaar;
•    Hbo werk- en denkniveau;
•    Aantoonbare ervaring met financiële administratie en boekhouding is een harde vereiste;
•    Ervaring in een vergelijkbare functie;
•    Ervaring met het boekhoudpakket Exact (bij voorkeur Exact Online) is een grote pré;
•    Affiniteit met kwaliteitsmanagement, procesoptimalisatie of compliance is een pré;
•    Ervaring binnen de arbodienstverlening, zorg of een andere gereguleerde omgeving is een pluspunt;
•    Je bent nauwkeurig, zelfstandig, proactief en organisatorisch sterk;
•    Je voelt je thuis in een dynamische werkomgeving en houdt overzicht;
•    Je blijft rustig onder druk en denkt altijd in oplossingen.

Wat wij jou bieden:
•    Een afwisselende parttime functie van 20-24 uur per week in Almelo;
•    Een veelzijdige rol waarin financiën, organisatie en kwaliteit samenkomen;
•    Veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief;
•    Een informele, professionele organisatie met korte lijnen;
•    Flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels thuis te werken;
•    Volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.