Deze privacyvoorwaarden gelden per 01 januari 2020
Dit privacyreglement heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens, waaronder medische gegevens, door ArboLink B.V. in het kader van onze dienstverlening. Onder verwerking van persoonsgegevens wordt onder andere verstaan: het verzamelen, opslaan, vastleggen, wijzigen, opvragen, raadplegen of vernietigen van persoonsgegevens. ArboLink is een innovatieve dienstverlener op het gebied van arbeid, vitaliteit en gezondheid. We adviseren en ondersteunen werkgevers bij het invoeren van integraal gezondheidsmanagementbeleid en helpen om werknemers duurzaam inzetbaar te houden. Daarvoor bieden we maatwerk op basis van een uitgebreid portfolio aan producten en diensten op het gebied van preventie, verzuim en interventies met als doel werknemers competent, gemotiveerd en gezond te houden.
Wij gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens die wij verwerken en houden ons daarbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’). Dit betekent onder andere dat ArboLink B.V.:
ArboLink verwerkt als zorgaanbieder persoonsgegevens van de werknemers van haar klanten. De wet verplicht ArboLink om deze gegevens te verwerken. Als ArboLink zorg verleent aan werknemers, legt zij een arbeidsgezondheidskundig dossier aan van die werknemer. In dat dossier worden gegevens, waaronder persoonsgegevens, van de werknemer opgeslagen. In dit privacyreglement lichten wij toe hoe wij in dit kader omgaan met de persoonsgegevens van de werknemers aan wie wij zorg verlenen. Dat doen we in Deel A van dit privacyreglement.
Naast persoonsgegevens van werknemers verwerken wij binnen onze organisatie ook een aantal andere groepen persoonsgegevens, waaronder persoonsgegevens van onze leveranciers en persoonsgegevens van de bezoekers van onze website. In deel B leggen wij uit hoe wij omgaan met deze andere groepen van persoonsgegevens. Deel C bevat een aantal algemene bepalingen waarin u onder meer leest hoe wij uw persoonsgegevens beveiligen en bij wie u terecht kunt met vragen over dit privacyreglement.
Dit privacyreglement komt tot stand en wordt beheerd onder verantwoordelijkheid van de directie van ArboLink
Persoonsgegevens die worden verwerkt door ArboLink ArboLink verwerkt in haar rol van dienstverlener de volgende persoonsgegevens.
Persoonsgegevens, waaronder:
Bijzondere persoonsgegevens, waaronder:
Doeleinden
ArboLink verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens om haar dienstverlening aan haar klanten te kunnen uitvoeren op het gebied van integraal gezondheidsmanagement, arbeidsomstandigheden, verzuimbegeleiding, re-integratie, interventies, preventie, gezondheidsonderzoeken, keuringen en vaccinaties. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken voor wetenschappelijke en onderzoeksdoeleinden, zoals het opstellen van rapportages of statistieken. Alvorens wij uw gegevens gebruiken voor onderzoek, anonimiseren wij deze gegevens, waardoor deze niet meer tot u te herleiden zijn. Daarnaast doen wij onderzoek ter verbetering van de zorgverlening aan werknemers. De rapportages en statistieken voor een werkgever of diens medezeggenschapsorgaan bevatten uitsluitend gegevens op groepsniveau en bevatten geen persoonsgegevens die herleidbaar zijn tot een individu.
ArboLink zorgt ervoor dat de persoonsgegevens veilig zijn opgeslagen en niet voor onbevoegde personen toegankelijk zijn.
Grondslag
ArboLink verwerkt de persoonsgegevens omdat zij daartoe wettelijk is verplicht op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst en Arbeidsomstandighedenwet. Daarnaast is ArboLink verplicht de persoonsgegevens te verwerken op grond van contractuele verplichtingen met werkgevers. ArboLink verwerkt enkel die persoonsgegevens die zij nodig heeft voor het uitvoeren van deze wettelijke- en contractuele verplichtingen, zoals het aanleggen van een arbeidsgezondheidskundig dossier van iedere werknemer die zij begeleidt.
Op grond van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen in de zorg en de Wet gebruik Burgerservicenummer in de zorg gebruikt ArboLink het Burgerservicenummer van een cliënt met het doel te waarborgen dat de in het kader van de verlening van zorg te verwerken persoonsgegevens op die cliënt betrekking hebben.
ArboLink krijgt pas de beschikking over de noodzakelijke persoonsgegevens van werknemers wanneer de wet ArboLink hiertoe verplicht, te weten het moment waarop de zorgverlening aan een werknemer start. Indien er géén zorg wordt verleend, krijgt ArboLink geen beschikking over persoonsgegevens van werknemers. Dit is gewaarborgd in de software die wij ter beschikking stellen aan werkgevers en werknemers in het kader van de uitvoering van integraal gezondheidsmanagement. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken indien u ons daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft.
Bewaartermijn
Persoonsgegevens die wij verwerken op grond van de Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst bewaren wij tot 15 jaar na beëindiging van uw dienstverband bij uw werkgever of na beëindiging van de overeenkomst tussen uw werkgever en ArboLink. In sommige gevallen moeten wij uw persoonsgegevens langer of korter bewaren. ArboLink conformeert zich daarbij aan de algemene richtlijnen voor het bewaren en verwijderen van medische gegevens van de Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering der Geneeskunst (KNMG). Met inachtneming van de KNMG-richtlijnen gelden de volgende uitgangspunten bij het bewaren en verwijderen van medische gegevens:
A. Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende een periode van 15 jaar nadat:
B. Indien sprake is van blootstelling aan gevaarlijke stoffen, bewaren wij uw persoonsgegevens, afhankelijk van de stof waaraan u bent blootgesteld en op grond van specifieke wet- en regelgeving, 40 jaar nadat u uit dienst bent getreden bij uw werkgever, of nadat ons dienstverleningscontract met uw werkgever is geëindigd, of nadat u bent overleden, of nadat de laatste mutatie in uw dossier is gedaan. In bijzondere omstandigheden, zoals blootstelling aan ioniserende straling conform het Besluit Stralingshygiëne (artikel 100), bewaren wij uw persoonsgegevens tot u de leeftijd van 75 heeft bereikt of zou hebben bereikt.
C. Nadat u uit dienst bent getreden of nadat ons dienstverleningscontract met uw werkgever is geëindigd, kunnen wij een verzoek ontvangen om uw persoonsgegevens over te dragen aan uw nieuwe bedrijfsarts of arbodienst. In dat geval dragen wij uw persoonsgegevens die verband houden met lopende ziektegevallen over aan uw nieuwe bedrijfsarts of arbodienst, waarna wij deze gegevens niet langer bewaren. Persoonsgegevens die uitsluitend verband houden met afgesloten ziektegevallen bewaren wij gedurende de wettelijke termijn van 15 jaar of 40 jaar indien sprake is van blootstelling aan gevaarlijke stoffen, dan wel bij bijzondere omstandigheden zoals blootstelling aan ioniserende straling conform het Besluit Stralingshygiëne (artikel 100) tot de werknemer de leeftijd van 75 heeft bereikt of zou hebben bereikt.
D. In afwijking van de gevallen genoemd onder A t/m C, bewaren wij uw persoonsgegevens langer indien de wet ons verplicht om uw gegevens langer te bewaren of indien het langer bewaren van uw persoonsgegevens voortvloeit uit de zorg van een goed hulpverlener. Daarnaast kunnen wij met uw uitdrukkelijke toestemming uw persoonsgegevens gedurende een langere periode bewaren.
Toegang tot persoonsgegevens
Toegang tot persoonsgegevens is alleen toegestaan voor die medewerkers die vanwege hun werkzaamheden toegang moeten hebben. Autorisatie gebeurt aan de hand van rollen, waardoor een strikte scheiding toegepast kan worden. Voor medische gegevens die vallen onder het beroepsgeheim is toegang alleen verleend aan het behandelteam.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Hieronder lichten wij toe in welke gevallen wij uw persoonsgegevens kunnen verstrekken aan derden.
Uw werkgever Wij mogen slechts de volgende (persoons)gegevens aan uw werkgever verstrekken:
Voordat wij bovengenoemde gegevens aan uw werkgever verstrekken, wordt u geïnformeerd over de inhoud van de informatie die wij aan uw werkgever verstrekken.
Alle mogelijke overige gegevens die wij van u verwerken vallen onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsartsen worden niet aan uw werkgever verstrekt, tenzij u ons daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming verstrekt. De verzuimoverzichten of groepsrapportages die wij aan uw werkgever kunnen verstrekken, zijn geanonimiseerd en bevatten geen persoonsgegevens herleidbaar tot het individu.
Interventiepartijen
Wij kunnen, na uw mondelinge toestemming, uw persoonsgegevens verstrekken aan personen die rechtstreeks betrokken zijn bij uw behandeling of arbeidsgezondheidskundige begeleiding, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening. Het kan bijvoorbeeld gaan om een fysiotherapeut of psycholoog naar wie u in overleg met de bedrijfsarts wordt doorverwezen in het kader van uw re-integratie. Wij verstrekken aan dergelijke interventiepartijen alleen persoonsgegevens voor zover deze personen bevoegd zijn en wij contractuele afspraken met hen hebben gemaakt over de verwerking van uw persoonsgegevens. Uw medische gegevens verstrekken wij aan interventiepartijen na uw schriftelijke toestemming.
Het UWV
Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken aan het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (‘UWV’) voor zover dit noodzakelijk is voor de taakuitoefening van het UWV op grond van de sociale verzekeringswetten en Wet SUWI. Dat is bijvoorbeeld het geval als u een WIA-uitkering aanvraagt. De bedrijfsarts verstrekt dan onder meer een actueel oordeel over uw ziekte en medische gegevens die noodzakelijk zijn voor de verzekeringsarts van het UWV om uw medische situatie te beoordelen.
Verzuimverzekeraars
Wij verstrekken niet-medische gegevens aan verzuimverzekeraars, waaronder gegevens betreffende de ziek- en herstelmelding en administratieve gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de verzekeraar om de hoogte van de uitkering vast te stellen.
Nederlands Centrum voor Beroepsziekten
Wij zijn wettelijk verplicht om beroepsziekten te melden bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten ten behoeve van wetenschappelijke en statistische doeleinden. De gegevens die wij doorgeven zijn niet herleidbaar tot een persoon en wij geven dus geen persoonsgegevens van u door aan het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten.
Partijen waarmee wij samenwerken voor wetenschappelijke- en onderzoeksdoeleinden
Indien wij in het kader van een onderzoek samenwerken met derde partijen, verstrekken wij uitsluitend geanonimiseerde gegevens aan deze derden voor zover dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van het onderzoek. Persoonsgegevens worden in dit kader nimmer aan derden verstrekt.
Gegevens van bezoekers van de website van ArboLink
Categorieën van persoonsgegevens
Indien u een bezoek brengt aan onze website en via het contactformulier een vraag stelt of ons om informatie verzoekt, kunnen daarbij de volgende persoonsgegevens van u worden verwerkt:
Indien u zich op onze website aanmeldt voor één van onze nieuwsbrieven, verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:
Indien u een klacht of compliment meldt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:
Indien u zich op onze website aanmeldt voor één van onze trainingen, webcasts of andere online tool kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
Doeleinden
ArboLink verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Grondslag Indien u ons een vraag stelt of om informatie verzoekt, heeft ArboLink een gerechtvaardigd belang om bovengenoemde persoonsgegevens te verwerken. De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de goede afhandeling van uw verzoek. Indien u zich wilt inschrijven voor onze nieuwsbrief, verwerken wij uw persoonsgegevens enkel met uw expliciete toestemming. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door ons hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen.
Bewaartermijn
Persoonsgegevens van bezoekers van de website zullen worden verwijderd nadat uw verzoek of vraag is beantwoord, uw opmerking is verwerkt of u zich uitschrijft voor onze nieuwsbrief. Gegevens van leveranciers van goederen en/of diensten aan ArboLink
Categorieën van persoonsgegevens
Indien ArboLink een zakelijke relatie aangaat met een leverancier, kunnen daarbij de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
Doeleinden
ArboLink verwerkt bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Grondslag
ArboLink verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om overeenkomsten met leveranciers te kunnen uitvoeren.
Bewaartermijn
De persoonsgegevens of gegevensdragers waarop persoonsgegevens staan, die noodzakelijk zijn om aan onze administratieplicht te voldoen, bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn. Overige persoonsgegevens zullen worden verwijderd na beëindiging van de relatie met onze leveranciers.
Gegevens van medewerkers van ArboLink
Wij verwerken persoonsgegevens van onze medewerkers. De verwerking van deze gegevens laten we buiten beschouwing in dit privacyreglement. Op het moment van indiensttreding leggen wij aan onze medewerkers uit hoe wij omgaan met hun persoonsgegevens.
Gegevens van sollicitanten
Categorieën van persoonsgegevens Als u bij ArboLink solliciteert, verwerkt ArboLink de volgende persoonsgegevens van u:
Doeleinden
Bovengenoemde persoonsgegevens worden verwerkt om de procedure van sollicitaties goed te laten verlopen, waaronder:
Grondslag
Indien u bij ons solliciteert, heeft ArboLink een gerechtvaardigd belang om bovengenoemde persoonsgegevens te verwerken. De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om de sollicitatieprocedure goed te laten verlopen.
Bewaartermijn
Uw persoonsgegevens zullen indien u niet bent aangenomen, vier weken nadat de vacature is vervuld worden verwijderd, tenzij u toestemming geeft om uw persoonsgegevens langer te bewaren.
Verwerking persoonsgegevens voor commerciële communicatie
Categorieën van persoonsgegevens
Wij kunnen uw contactgegevens gebruiken voor het toesturen van informatie over onze dienstverlening. In dat geval verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:
Doeleinden
Bovengenoemde persoonsgegevens worden verwerkt om gericht commerciële berichten te kunnen versturen naar (potentiële) klanten om informatie te verstrekken over de diensten en producten van ArboLink.
U kunt zich te allen tijde afmelden voor het ontvangen van commerciële communicatie van ArboLink.
Grondslag
Indien u klant van ArboLink bent hebben wij een gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens te verwerken om commerciële berichten aan u te verzenden. Wij vinden het belangrijk om onze klantrelaties goed te onderhouden en onze klanten te voorzien van relevante informatie.
Wij zullen aan potentiële klanten alleen commerciële berichten verzenden nadat wij hiervoor van hen uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen dan wel is toegestaan op grond van wet- en regelgeving.
Bewaartermijn
Beveiliging
Een adequate beveiliging van uw persoonsgegevens is zeer belangrijk. ArboLink treft alle redelijke en passende technische en organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens veilig te stellen.
Als er ondanks de getroffen beveiligingsmaatregelen toch een beveiligingsincident plaatsvindt, zullen wij maatregelen treffen om de gevolgen voor uw privacy zoveel mogelijk te beperken.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Anders dan vermeld in deel A, verstrekt ArboLink niet actief persoonsgegevens aan derden. Indien ArboLink wel persoonsgegevens aan derden verstrekt, zal ArboLink daarvoor altijd voorafgaand toestemming verkrijgen van u, tenzij dat niet hoeft volgens de wet.
Uw rechten
U heeft het recht om ons schriftelijk te verzoeken om:
Inzage in uw persoonsgegevens;
Rectificatie van uw persoonsgegevens;
Wissen van uw persoonsgegevens;
u kunt ons verzoeken om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te wissen. Wij zullen uw gegevens na ontvangst van een verzoek daartoe zonder onredelijke vertraging wissen indien:
Beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
In sommige gevallen wenst u mogelijk een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt ons in dat geval verzoeken om de gegevensverwerking te beperken. Wij zullen voldoen aan een dergelijk verzoek in de volgende gevallen:
U heeft tevens het recht om schriftelijk bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u bezwaar maakt, verzoeken wij u om aan ons toe lichten waarom u het niet eens bent met de verwerking van uw persoonsgegevens.
Klachtenregeling – waar kun je terecht met klachten
Indien u van mening bent dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of uw rechten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens niet worden gerespecteerd, kunt u uw klacht indienen via het klachtenformulier op onze website. Onze klachtenregeling is van toepassing. De klachtenregeling kunt u raadplegen via onze website.
Cookies
ArboLink maakt op haar website gebruik van cookies. In onze cookieverklaring kunt u meer lezen over wat cookies zijn en welke cookies ArboLink op haar website plaatst.
Contactgegevens
Mocht u vragen hebben over dit privacyreglement, onze cookieverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens door ArboLink, dan kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming via onderstaande contactgegevens.
T.a.v. Functionaris voor de Gegevensbescherming, M.M. Bijl-Kroon
Bezoek- & postadres
Marktstraat 1 7642 AK Wierden Telefoonnummer: 0546-70 90 20 E-mailadres: welkom@arbolink.nl
Waar vindt u dit privacyreglement?
Het reglement is in te zien en gratis te downloaden via de website www.ArboLink.nl
Inwerkingtreding van het privacyreglement
Wij behouden ons het recht voor om dit privacyreglement te wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het verdient aanbeveling om dit Privacyreglement geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.
Inzicht in het verzuim van je medewerkers?
Samen zorgen wij voor een betere binding met je medewerkers, een positieve werksfeer, lagere kosten en een maximaal resultaat! Maak een afspraak voor een korte inventarisatie met één van onze deskundigen. We zorgen ervoor dat iedereen tevreden kan zijn!